各部门、学院、中心：
根据根据《上海中医药大学档案收集管理办法》的规定，开展2025年度全校档案归档工作（2024年产生的档案），具体事宜通知如下：
一、归档范围
1.各部门各类档案收集归档的具体范围，请按照《上海中医药大学各部门归档范围及期限表》执行。
凡2024年有属于归档范围的各类文件材料都要收集整理归档。
凡2024年以前应归档但未归档的遗留档案材料也一并收集整理归档。
2.收集归档的档案文件材料包括各种形式的载体材料：纸质文件、电子文件、声像载体材料（纸质照片、数码照片、录音、录像及其相配套的文字材料），电子文件和纸质文件同步归档。
3.各部门反映学校历史真实面貌的实物，包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的有保存价值的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；本部门自设立以来使用过的牌匾、停用的各种印章。
二、归档要求
1. 兼职档案员参照《上海中医药大学归档文件整理指南》，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。
2. 各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
3. 归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。
4. .归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，做到不缺页、不漏项。
5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
6涉密与非涉密文件的移交目录应分开填写。
三、归档程序
1.归档验收
档案移交时需做好《卷内文件目录》。交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理后，再办理移交手续。
2.移交手续
归档部门移交档案材料时必须填写《上海中医药大学文件归档交接表》及《卷内备考表》，《上海中医药大学文件归档交接表》的归档负责人及《卷内备考表》的检查人需要分管领导签字。
《上海中医药大学文件归档交接表》一式2份，交接人双方签字，归档部门和综合档案室各留存1份。
3.归档时间
（1）文书、教学档案应在5月底前归档，特殊情况请联系档案室申请延期。
（2）硕士、博士学位论文评审材料及学位论文由研究生院在12月底之前向校档案室归档；硕士、博士实验原始资料由研究生本人在答辩通过后一周内向校档案室归档。
（3）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后6月份前归档。
（4）财会档案可暂由财务部门保管3年，期满后的次年4月底前归档。
（5）科研项目档案在项目结题、验收或鉴定前归档，具体流程另行通知。
（6）基建项目档案在竣工验收后3个月内归档。
（7）学校重大活动、重大事件、重要会议形成的档案应在活动结束之日起20天内归档。
（8）列入校档案室接受范围的部门如撤销，其档案应在撤销后6个月内归档，如合并，合并前的档案在合并后6个月内归档。
（9）教职工死亡人员的人事档案由人事档案管理部门保管5年后向校档案室移交。
（10）专业性较强或者需要保密的档案，经校档案室同意后，可适当延长归档期限。
（11）获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，若本部门利用率高，可暂缓归档，由原部门暂存。
4.移交地点：档案收集指导室（图书馆裙楼302）
联系电话： 51322651
