1.档案利用是档案工作的根本目的，为充分发挥档案的作用。处理好利用和保密的关系，特根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等法律、法规和上级文件的规定，制订本制度。
2.利用方式为室内阅览、外借、复制、出具证明、复函等。
3.凡未开放的档案及资料一般仅供形成部门或形成者借阅。
4.查阅其他部门形成的档案和档案形成部门规定限制利用的档案（或技术秘密），须经归档部门（或技术项目）负责人批准同意后方可利用。
5.涉及党和国家机密、技术秘密、人员处理、个人隐私的材料和学校党政领导会议记录等属控制使用范围。借阅控制利用范围内的档案须经档案室分管人员或有关部门（课题，项目）负责人或学校分管领导批准。
6.凡外单位查阅本室档案，应持有单位正式介绍信，写明查档目的。凡查阅个人信息需出具单位组织、人事部门的介绍信。安全、公安部门查阅有关档案，需经学校党办或公安处批转。
7.已毕业离校学生（含留学生）利用本人档案，需出示本人有效证件。
8.办理学籍、成绩证明，需携带本人毕业证书和学位证书原件。
9.外国人、海外人士查阅档案按保密制度进行，须持市有关部门介绍信，经档案室负责人同意方可查阅非保密材料。
10.对借阅的档案内容进行摘录、复制、公布，需经本档案室经办人员或领导同意。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或本档案室同意不得擅自公布档案内容。
11.出具档案证明必须以档案为依据。任何个人不得违反规定。
12.各类档案原则上限制在档案室内查阅，凡因特殊需要、经批准同意借出的档案，外借时间一般为二周左右。到期仍需继续利用，须办理续借手续。对逾期未还的档案，档案保管人员应认真做好催还工作，确保档案的安全。
13.借阅档案须出示校园一卡通或身份证办理借阅登记手续，并确保档案的完整与安全。借出档案不得转借他人，不得带出校外，不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁、污损、丢失档案，一旦发现上述情况，按《档案法》有关规定严肃处理。
14.归还时，档案人员应对档案的完整情况进行检查，及时做好注销和利用效果登记工作，并对造成档案损毁者作出相应的处理。
15.本办法由档案室负责解释。
