一、归档范围的确定
(一) 确定的原则
1. 归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2. 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
3. 归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
4. 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
(二) 归档的主要内容和重点
1. 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。
2. 归档的重点是仪器设备项目(特别是价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料。
二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程
(一) 形成与积累
1. 从申购设备到开箱、验收完毕(进口设备到索赔期满) 过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。设备
2. 学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。并做好整理、编目、保管、利用服务工作。
3. 学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
4. 设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。
5. 设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
(二) 整理组卷
1. 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专(兼) 职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
2. 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
3. 将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4. 设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。
5. 卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
6. 拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
7. 拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。
8. 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
(三) 归档验收
1. 设备管理部门的专(兼)职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷单位负责人审查，再向档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查。
2. 设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后次年三-四月份
