科研档案是学校科学研究和科研管理工作的重要历史记载，是一项重要的科学技术信息资源，是国家和学校的宝贵财富。为了进一步提高上海中医药大学、上海市中医药研究院[以下简称校（院)）科研档案的质量和管理水平，适应社会发展的需要，有效保护学校和科研教师科技成果知识产权，为学校科研、教学发展提供服务。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和国家档案局、国家科委《科学技术研究档案管理暂行规定》、上海市档案局、上海市科委《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等法律法规，结合本校实际情况，特制定本科研档案管理办法如下：
一、基本原则
1、凡在科学研究和研究实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。
2、科研项目档案是科技成果的真实记录，是知识产权的重要载体，任何部门或个人在职务活动中形成的各种科研项目档案，其归属权属于单位，必须由校档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。
3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关部门人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。
二、管理职责
1、学校各级科研管理部门应将科研项目档案工作作为科技管理的一项重要内容，采取有效措施切实做好科研项目文件材料的管理和归档工作。
2、科研项目文件材料归档工作，实行由项目负责人落实立卷归档责任制。项目负责人必须对科学研究过程中所形成的具有保存价值的不同载体的文件材料进行审核，并落实归档人。
3、附属医院、独立研究所形成的科研文件材料应归所在单位的档案部门。校档案室根据附属医院或独立研究所档案部门出具的档案归档证明进行盖章认可。
3、校档案室负责全校科研档案文件材料接收归档的业务指导和接收，并按有关规定对科研档案进行科学保管和利用服务。
4、在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。科研项目档案的利用只限项目组成员和科研管理部门及有关领导，项目外人员的借阅要经项目负责人签字同意或科研管理部门出具借阅证明。借阅档案要按借阅制度按时归还。
三、科研档案归档范围
1、我校科研管理工作中涉及和形成的各类具有保存价值的科研管理文件材料。
2、我校承担的国家级、部级、市级、局级等科研项目研究中产生的一系列科研文件材料。
3、我校与外单位协作完成的科研项目，如为主持单位，应归档保存一整套科研文件材料。如为协作单位，只需归档保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。
四、科研档案归档主要内容
1、科研管理部门产生的请示、批复、规章制度、计划、总结、成果与授奖情况等。
2、科研项目研究中产生的计划任务书、合同、立项批复、中期进展、研究总结、发表论文、临床和实验原始记录、分析统计、鉴定或验收证书及申请书，成果申请与审批材料、获奖证书，成果转让材料等。（详见附件一）
五、归档流程
1、学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
2、科研管理工作中形成的综合类文件材料按年度由科研处兼职档案员负责收集、整理并在次年5月前向校档案室移交。
3、科研项目档案在项目立项后由项目负责人向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，落实归档责任制。项目完成结题、验收前，由项目负责人参照“科研项目文件材料归档范围”表（附件一）组织收齐，审核后并填写“科研项目文件材料归档文件审核表”（附件二），签署完备后随同应归档文件材料移交校档案室。校档案室审核验收后出具归档证明，科研管理部门凭归档证明方可组织验收、鉴定或申报成果。
4、科研项目档案实行动态管理，即科研管理部门对科研项目成果申报、奖励和成果应用转化过程中形成的文件材料，获奖材料等及时与档案部门联系，并负责做好补充收集归档工作。
