为在我校系统建立档案，确保科技名人在长期学习、工作等活动中形成的大量珍贵史料，达到齐全完整、规范化管理的要求，并更好的为学校医、教、研和社会服务，更好地维护名人历史地位和荣誉。特制定本《办法》。
本《办法》规定学校名人档案的建档对象。收（征）集、鉴定、档案构成、整理程序、保管统计和利用。
一．建档人员条件：
1.中国科学院、工程院院士或学部委员
2.历届正校长、党委书记（均为正高级）
3.博士研究生导师
4.被列入市级以上名老中医
5.专家委员会正、副主任
二．档案构成
1.生平传记材料
简历、干部履历、业务自传、传记、报刊杂志及广播电视上的报道信息
2.教学、科研、医疗材料
科研成果、专著、译著、正式出版教材、参考书、重要讲义、实验指导教案、各种重要珍贵手稿。
3.学术交流材料
出国进修、访问、考察、学术活动材料、国内学术活动及讲学材料。
4.社会活动材料
全国、市人大代表、政协委员任职及活动材料、其他重要社会活动材料。（信访请帖）
5.证书材料
任命书、证书、聘书、奖状、证章
6.实物（自愿的前提下归档保存）
三．名人档案的收集办法
1.可采取随时收集与集中征集相结合的方法
（1）随时收集的方面：报刊、杂志、影视、电台报道的信息材料和日常工作、学习、生活材料。
（2）集中征集的方面：
①取得名人及其家属、子女、亲友、学生的支持，主动提供
②本单位有关部门的主动配合，广泛收集名人在工作中形成的材料
③向社会征集
2.收集工作采取先易后难，在世的先，已故的后。
四．名人档案的保管及组卷方法
1.名人档案的保管期限均为永久。
2．组卷方法：
（1）名人档案按人组卷。
（2）按形成时间组卷：把相同时期或一个时间的一组文件材料组成案卷。
（3）按文件内容组卷：把内容相近或相同的一组文件材料组成案卷。
（4）按外在形式组卷：把外在形式相近相同的一组文件材料组成案卷。
五．被收集人的确定
确定被收集人名单必须有校领导集体讨论，任何个人和部门都不得自行其事，并有校方组织征集领导小组。
六．利用
1.建档对象移交、捐赠、寄存的档案，本人享有优先利用权，属私人档案部分可提出限用意见，档案部门应维护其合法权益。
2.编辑收录对象简介汇编，公布科技名人档案信息资源，主动提供服务，提高利用率。
3.组织编写名人丛书、组织交流会教育下一代。
