为了进一步明确学校档案收集范围，加强学校档案资源建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《高等学校档案管理办法》、《档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等档案工作有关法律法规和规定，制订本办法。
第一条校档案室依法依规收集学校所有院（所）、机关部处及直属单位从事教学、科研、医疗、党政管理、基本建设以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。各归档或移交部门应将列入收集范围的档案依法依规向校档案室归档或移交。
第二条校档案室收集的档案门类包括党群类、行政类、教学类、科学技术研究类、外事类、基本建设类、仪器设备类、出版类、财会类、声像载体类、人事类（死亡）及实物等。声像载体类档案包括照片、录音（像）带、幻灯片、磁盘、影视片、微缩胶片、光盘、硬盘等不同载体、形式的材料。上述档案包括纸质档案和与之相对应的电子档案。
第三条学校党委、工会、团体、民主党派等组织的形成的各种会议档案；各党务及相关部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党务及相关工作的档案列入校档案室档案收集范围。
第四条学校行政工作的各种会议形成的档案；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的档案列入校档案室档案收集范围。
第五条学校组织或承办的下列各类重大活动、重大事件和重要会议中形成的档案（含声像载体类档案）列入校档案室档案收集范围。
1. 党和国家领导人在校视察、考察、指导工作等；
2. 市委、市人大、市政府、市政协主要领导人在校视察工作、开展调研、检查工作等；
3. 中央和国务院各部委主要负责人，兄弟省、市、自治区主要领导人来校参观访问，知道考察工作等；
4. 外国（籍）政要、著名人士来校参观、访问、演讲、讲学等；
5. 校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；
6. 本校师生参加并获奖的国内外重大竞赛（技）活动；
7. 本校举办重大庆典和重要纪念活动等；
8. 本校主办或承办的重要的全国性、国际性会议等；
9. 其他重大活动、重要事件和重要会议等。
第六条反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的档案，列入校档案室档案收集范围。
第七条反映学校科研管理活动的档案以及国家级、地方级纵向重大科研项目以及获上海市级及市级以上奖励的科研项目，其立项准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定（验收）阶段、成果申报阶段、应用转化阶段等过程中形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第八条反映学校基本建设管理、资产管理过程中形成的档案，新建工程项目和改、扩建及大修项目中有结构变动的工程项目档案，以及学校资产管理过程中形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第九条学校在设备管理过程中形成的档案列入校档案室收集范围。作为学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（原则上确定单价在30万元以上的设备）的直接形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第十条学校在产学研过程中，设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品时直接形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第十一条学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物及学校出版社出版活动中直接形成的样书、样书审稿单等档案，列入校档案室档案收集范围。
第十二条学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第十三条学校各级财会部门在财务管理和会计活动中直接形成的会计报表、账簿、凭证、工资清册等档案，列入校档案室档案收集范围。
第十四条凡反映学校教材、科研、外事等活动和历史发展过程中形成的具有保存价值的照片（包括底片）、录音（像）带、幻灯片、磁盘、影视片、微缩片、光盘、硬盘等不同载体的档案，列入校档案室档案收集范围。
第十五条在学校（包括其前身）工作或学习过的著名校友在其职务活动中或非职务活动中的形成的档案，列入校档案室档案收集范围。
第十六条学校及师生、医护员工在工作或对外交流活动中形成的具有保存价值、纪念意义、收藏价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及教学科研设备设施等，列入校档案室档案收集范围。
第十七条属于学校编制的教职工死亡后，其人事档案列入校档案室档案收集范围。
第十八条保存在国（境）内外的各级各类档案馆、图书馆、博物馆和纪念馆等机构或个人手中有关我校的珍贵档案资料，校档案室可通过接受捐赠、购买、交换、代管、资源共享等方式开展收集工作。
第十九条整体并入学校的单位，其并入前档案按照国家和本市有关规定，确定归属和流向。
第二十条列入校档案室接受范围的档案，按照下列要求向校档案室归档或移交：
1、管理型档案应在次学年4月底以前向校档案室归档。
2、硕士、博士学位论文评审材料及学位论文由研究生院在12月底之前向校档案室归档。硕士、博士实验原始材料由研究生本人在答辩通过后一周内向校档案室归档。
3、科研项目档案在项目结题、验收或鉴定前向校档案室归档。
4、基建项目档案在竣工验收后3个月内向校档案室归档。
5、会计档案在会计年度终了后由财会部门保管3年，期满后的次年4月底前向校档案室移交。
6、学校重大活动、重大事件、重要会议形成的档案应在活动结束之日起20天内向校档案室归档。
7、列入校档案室接收范围的部门如撤销，其档案应在撤消后6个月内向校档案室归档；如合并，合并前的档案应在合并后6个月内向校档案室归档。
8、死亡人员的人事档案由人事档案管理部门保管3年后向校档案室移交。
9、专业性较强或者需要保密的档案，经校档案室同意后，可延长向校档案室归档期限。
第二十一条列入校档案室接接收范围的单位，应按国家及《上海中医药大学各部门归档范围和保管期限表》有关接收档案的要求，对拟归档或移交档案进行保管期限的鉴定和整理加工，编制必要的检索工具，并依法对有关归档或移交档案中不宜提供利用的部分提出限制利用意见。归档或移交的档案须经校档案室检查并符合接收要求后方能归档或移交。
第二十二条校档案室应根据实际情况，对上海中医药大学档案室接收档案单位及档案主要门类进行调整、发布和实施，并依照本办法开展档案收集工作。
