上海中医药大学声像档案管理办法

发布时间:2018-08-31

声像档案是指反映学校主要职能活动和历史发展的、具有保存价值的照片、光盘、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是高等学校档案的组成部分,能真实地记录学校的历史面貌,生动、形象地再现学校各项工作的成果。为提高声像档案管理工作的质量和管理水平,充分开发利用声像档案信息资源,有效地为学校各项工作服务,根据教育部颁发的《高等学校档案管理办法》制定本办法。

  

第一条声像档案归档范围

(一)综合类

1.本校召开的党代会、团代会、妇代会、教代会、学代会、先进表彰会等重要会议的声像材料

2.上级领导人以及社会知名人士来校视察、参观、访问等声像材料。

3.校庆和其他重要纪念、庆祝活动中形成的重要声像材料。

4.反映校级主要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料。

5.机构成立的活动场面。

6.授予校外人员名誉职务、职称的场面。

(二)教学类

1.毕业生集体照。

2.反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料。

3.精品课程、骨干课程的声像材料。

4.开学、毕业典礼的声像材料。

5.具有代表性的学生社会实践声像材料。

6.本校师生获得重大奖项的声像材料。

(三)科研类

1.重要学术活动和科研成果颁奖仪式的声像材料。

2.重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料。

3.重要科研成果的推广会声像材料。

(四)外事类

1.外国领导人、代表团、校友来校讲学、参观、访问等的声像材料

2.我校领导、教师出国访问、进修、留学等文化交流的声像材料

3.外国留学生毕业照。

4.本校与外国签订合作、交流协议的声像材料。

5.国外授予我校人员名誉职称及获奖等的声像材料。

6.我校主持召开的国际性会议的声像材料

(五)校园建设

1.重大基建项目开竣工典礼的声像材料

2.反映学校校园建设的声像材料

(六)体育

1.校运动会开幕、闭幕及比赛的声像材料。

2.校运动队参加国内外比赛及获奖场面的声像材料。

  

(七)其它

1.宣传和介绍院系、单位的多媒体演示系统。

2.各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统及内容。

3.展览或画册的电子版材料。

4.声像出版物。

  

  

第一条声像档案的归档要求

(一)声像档案是我校档案的一个重要组成部分,必须收集齐全,规范整理,由档案部门实行集中统一管理,任何部门和个人不得据为已有。

(二)凡应归档的声像材料,由形成部门进行整理、编辑,并加以必要的文字说明,并自形成后的次年四月底前向学校档案室移交。

(三)归档的声像材料必须在有关的设备上演示和检测,档案部门认为运转正常、图像清晰、声音清楚,内容完整正确后,方可办理归档手续。

(四)声像档案的交接应填写《档案移交(接收)登记表》,交接双方应在《档案移交(接收)登记表》上签字。

  

  

第二条声像档案的编目和整理

(一)声像档案应加以必要的文字说明,并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。除说明事由、时间、地点、人物、背景等,光盘、软盘等应注明存储文件运行的软、硬件环境、版本等。

(二)声像档案一般按载体、问题(内容、事由)进行分类。分类是必须遵循声像载体材料的自然形成规律,保持声像载体之间的有机联系,注意其成套性的特点,便于保管和利用。

(三)应严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制案卷目录。

  

第三条声像档案的保管

(一)声像档案保存于学校档案室恒温恒湿的专用库房,光盘、录音带、录像带等置于防磁专用柜内,远离能形成磁场的电器设备。实现定期检查并及时做好必要的防护处理和补救。

(二)声像档案未经鉴定和批准,任何部门不得擅自销磁和涂改;如需复制,应办理批准手续。

  

第四条声像档案的利用

(一)为延长声像档案的使用寿命,声像档案的提供利用一般采用复制件。

(二)利用声像档案参照《上海中医药大学档案利用借阅制度》,严格履行借阅登记手续