为加强实物档案的管理，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合我校实际情况，制订本办法。
第一条 实物档案的归档范围
（一）学校各部门获得的市级或以上的各种荣誉证书、光荣册、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、字画、工艺品等。
（三）学校各部门对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）学校各部门组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）机构成立以来使用过的牌、匾。
（六）废止的、具有保管价值的各种印章。
（七）其它有保存价值的实物
第二条实物档案的归档要求
（一） 应归档的实物自形成后的次年三月底前向学校档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。
（三）实物档案的交接应填写《档案移交（接收）登记表》，交接双方应在《档案移交（接收）登记表》上签字。
第三条实物档案的编目整理
（一）实物档案的保管期限定为永久和长期两种。
（二）实物档案以件为单位进行整理（成套实物为一件）。按全宗号、分类方案、归档时间编制档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。
（三）实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、保管期限、存放地点、备注等项目。
第四条 实物档案的保管
（一）实物档案应专库或专柜保管。
（二）实物档案要恒温恒湿保存，库房和橱柜应保持整洁，定期除尘。要做好防虫、防锈蚀的技术保护并避光保存。
第五条 实物档案的利用
（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。
（二）举办展览等确实需要实物档案原件，须办理借用审批手续。
