上海中医药大学电子文件归档管理办法

发布时间:2018-08-31

  随着办公自动化技术的普及,在工作活动中为处理事务、交流信息以及在科研、教学工作中产生了越来越多依赖于能被计算机识别、处理并存储在磁带、磁盘、光盘上的数字化信息记录形式的电子文件。其中相当数量的电子文件具有一定保存价值必须实行集中统一管理。为了加强对电子文件的收集归档管理,根据《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》,《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》,并在调研、实践、研究基础上,特制定本办法。

一.收集范围及类别

  在本单位工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集保存。其基本类型为以下几类:

  1.文本文件:指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。设置类别代码为T。

  2.图像文件:用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。设置类别代码为I。

  3.图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,设置类别代码为G。

  4.影像文件:指用视频设备获得的动态图像文件。设置类别代码为V。

  5.声音文件:指用音频设备获得的文件。设置类别代码为A。

  6.数据库文件:指采用数据库系统制成的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。设置类别代码为T。

  7.计算机程序:指计算机使用或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。设置类别代码为P。

二.收集要求

  电子文件的收集比纸质文件更为艰巨,更为复杂,既要保证电子文件的完整系统,又要保证其原始性、有效性。所以必须从文件形成之日起采取多种措施对电子文件收集管理,实施全过程管理,切实作好收集积累工作。

  1.健全制度,落实责任,确保电子文件完整、系统。电子文件的收集积累要形成制度,明确责任,应由形成部门负责收集积累,档案部门负责监督指导。

  2.电子文件形成后应及时进行收集。对需要长期才能完成的项目,要分段积累、归档。收集时应及时做好登记,记录下序号、题名、电子文件名、文件类别代码、软件系统等信息与电子文件一同保存。

  3.电子文件收集积累后,首先应储存在硬盘或磁盘上,年底按要求集中刻录在光盘上。电子文件少的可以集中统一刻录,多的应分类刻录。光盘要使用不可擦除型,其它载体应设置成禁止写操作的状态。

  4.电子文件要做备份,备份文件应脱离网络系统,独立存放。

三.移交、归档整理

  1.电子文件归档方式主要采取物理归档,归档载体为光盘、磁盘、磁带等介质。

  2.电子文件的形成部门应在每年六月份前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案部门办理移交归档。移交清单一式两份。

  3.档案部门及时检查并清除计算机病毒,对光盘、磁盘、磁带等介质,应注明是否已经过检毒和杀毒处理。

  4.档案部门根据单位的归档范围和保管期限表,对各部门拟归档的文件进行归档审查,审查确定该文件是否归档,归档保管期限是否准确。电子文件登记是否齐全、准确、相符。

  5.检测电子文件载体有无损坏,能否在制定的软硬件环境下准确读取。

  6.组成保管单位,把归档的电子文件按文件类型、文件格式、存储载体进行分类、组盘并做好备份。

  7.编制电子档案机读记录和书面目录,把通过分类的电子文件进行排列,填写必要著录项目,其基本著录项目为序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

四.保管及利用

  1.随着计算机技术和设备的发展更新,库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。磁盘、磁带每四年复制一次。

  2.保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术等手段。归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在14℃~24℃;相对湿度控制在45%~60%,距离强磁场10米以上,隔离有害气体。

  3.查阅应在许可范围,并遵守保密规定,封存的电子档案不得外借,利用时使用复制件。

  电子文件档案具有许多纸质档案不可缺少的优越性,电子文件档案管理工作必将成为档案管理不可缺少的重要部分。所以档案管理者结合本单位的实际情况,从档案管理的基本规律和办公自动化特点出发,制订一个电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法,使工作有依可循,并在实践中不断完善。