一•学校档案是党和国家的宝贵财富，任何个人或部门不得贪图平时利用方便而不归档，更不能把应归档的文件材料长期由个人或部门分散保管。
二•学校档案实行集中统一管理。凡在医、教、研、管理等各项活动中所形成的各种有价值的文件材料、图表、原始实验记录、照片等均按归档规范要求移交档案室集中统一管理。
三•档案网络人员要负责平时的预立卷材料收集并负责归档。各类档案归档时间为：
1. 文书档案────凡本年度形成的档案于次年的六月底前按规定办理归档。
2. 教学档案────在次学年度的１１月３０日前归档，学生历年成绩、学位评审材料等在学生毕业后一年内向档案室归档，硕、博士生毕业材料在答辩后即可归档（集中归档日为每年６月份，综合材料在年底前）。
3. 科研档案────课题鉴定验收前进行预归档，申报、报奖材料完成后即归档，奖状颁发后即归档。
4. 设备档案────开箱验收投入使用后二个月内即归档。
5. 基建档案────竣工后三个月内归档。
6. 会计档案────部门保管使用３年后归档。
7. 声像档案────项目结束后及时归档。
四•切实做好部门立卷，编制档案移交目录一式二份，移交双方应当清点验收，并各自签名。
